Im Zuge von Unterschriftsbeglaubigungen hat der Notar häufig mit den Mandanten das Thema des Erfordernisses einer Apostille oder Legalisation zu erörtern.
Beispielsweise bei ausländischen Vollmachten, die im Ausland verwendet werden sollen, bedarf es je nach Verwendungsland zusätzlich zu der Beglaubigung mit notariellem Siegel noch einer Apostille vom Landgericht. Es handelt sich dabei um eine vereinfachte Form einer diplomatischen Legalisation, die öffentliche Urkunden zur Verwendung in Staaten, die das Haager Übereinkommen unterzeichnet haben, brauchen. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift des Unterzeichnenden und die Echtheit des Siegels des Ausstellers, also dass der Notar in Deutschland für die Beglaubigung von Unterschriften zugelassen ist. Mit der Apostille wird das Dokument in den dem Haager Übereinkommen unterstehenden Staaten anerkannt. Ob eine Apostille oder Legalisation benötigt wird, kann in der folgenden Liste des DNotI eingesehen werden:
https://www.dnoti.de/fileadmin/user_upload/Arbeitshilfen/IPR-und-auslaendisches-Recht/Legalisation_und_Apostille.pdf

Die Apostille oder Legalisation kann vom Notar oder den Beteiligten selbst eingeholt werden. Wenn der Notar diese einholt, fällt hierfür eine Nettogebühr von 25€ an. Wenn der Notar in Königstein im Taunus die Geschäftsstelle hat, ist die Apostille beim Landgericht Frankfurt am Main einzuholen.
Mit der Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie II (RL (EU) 2025/25) zum 30. Januar 2025 wird die Echtheitsprüfung schneller und einfacher. Innerhalb der Mitgliedstaaten wird dann die Apostille oder Legalisation dann nicht mehr vonnöten sein. Die Mitgliedsstaaten haben bis Ende Juli 2027 Zeit zur Umsetzung dieser Vorschriften.